В библиотечной работе немало времени приходится тратить на журналы учёта и отчётность вместо непосредственного общения с читателями. Учётные журналы, таблицы и периодические расчёты требуют немало внимания. В свободные от обслуживания посетителей и проведения мероприятий часы необходимо переносить записи в таблицы, считать посещения и книговыдачу, сверять показатели. Для подготовки общего отчёта по нашей библиотечной системе мы собирали сведения из филиалов, отделов и пунктов выдачи, перепроверяли их и складывали сотни чисел. Такая работа занимала несколько дней, причём даже одна случайная ошибка могла заставить пересчитывать всё заново.
Именно желание решить эту проблему привело меня к созданию программы «Библиодневник». Чем глубже я изучал эту задачу, тем очевиднее становилась необходимость облегчить коллегам расчёты. Главная задумка состояла в том, чтобы доверить вычисления программе и освободить время для работы с посетителями. Решением должен был стать простой электронный инструмент, который соберёт библиотечные записи в одном месте. Разработка началась в 2017 году; затем последовали внедрение, модернизация и апробация, в результате которых появилось приложение.
Программа позволяет учитывать главные показатели работы библиотеки, опираясь на структуру формы 6-НК и дополняя её там, где это нужно. Вместо бумажных таблиц сотрудник видит знакомые поля в электронном виде. При этом все подсчёты программа выполняет самостоятельно.
Учёт читателей и посещаемости вынесен в отдельный раздел. Программа различает возрастные категории читателей: детей, молодёжь, взрослых и пенсионеров, а сведения о людях с ограниченными возможностями здоровья фиксирует отдельно. Также фиксируется способ обращения: за книгой, в читальный зал, при выездном обслуживании либо дистанционно через интернет. Во втором разделе отражается выдача документов: печатных книг и электронных изданий, а также предоставленные справки и консультации. Данные о занятиях и количестве их участников собираются в третьем разделе с разделением на бесплатные и платные. Массовым мероприятиям — выставкам, встречам и праздникам для разных возрастов — посвящён четвёртый раздел. Для каждого события можно указать место проведения — в библиотеке или на выезде, число участников, платный или бесплатный характер и возможность участия людей с ограниченными возможностями здоровья. Чтобы сохранить сведения о наиболее заметных событиях, для них предусмотрены отметки и дополнительные описания.
Особенно ценю в программе то, что подсчёты выполняются без участия сотрудника. Приложение самостоятельно рассчитывает показатели за сутки, месяц, квартал и год. Для получения общего отчёта по всем филиалам достаточно нажать одну кнопку. В единой таблице видны результаты всех филиалов, что удобно для сравнения и анализа. Работа, на которую раньше уходили целые дни, сейчас занимает всего несколько минут. Готовые результаты можно сохранить в виде таблицы и использовать дальше, не перенося цифры вручную. Одновременно исчезает риск арифметических ошибок при суммировании: программа не устаёт, а итоги согласуются между собой.
Есть и ещё одно важное преимущество — сохранность данных. Все сведения хранятся в защищённом облаке и доступны сотрудникам с различных компьютеров. При одновременной работе разных подразделений информация не теряется. Система поддерживает актуальность сведений по каждому филиалу и фиксирует, кто и когда вносил изменения. Это позволяет разобраться, какие изменения были внесены и в какой момент. Ежемесячное резервное копирование защищает сведения на случай неполадок с компьютером. Приложение обновляется автоматически, устанавливается за несколько минут на настольный компьютер или ноутбук и не требует специальных навыков. Наши коллеги разных возрастов быстро освоили новый инструмент, и теперь представить работу библиотечной системы без него сложно.
Опыт нашей библиотечной системы подтвердил практическую ценность «Библиодневника». Подготовка отчётов стала в несколько раз быстрее, а сведения о филиалах теперь всегда доступны. Руководители видят общую картину — от количества читателей до проведённых мероприятий. Главное изменение — сотрудники могут больше заниматься тем, ради чего существует библиотека: читателями, книгами и интересными событиями. Программа постепенно совершенствуется благодаря обратной связи от библиотекарей и новым возможностям. Я уверен, что впереди ещё много полезных изменений. Тем, кто хотел бы подробнее познакомиться с этим опытом, может пригодиться дополнительная информация.
Для меня важно и приятно видеть, как созданный мной инструмент облегчает труд библиотекарей. Я убеждён: автоматизация должна не вытеснять человека, а помогать ему сосредоточиться на главном. В библиотеке это прежде всего живое общение, внимание к каждому читателю и любовь к книге.
Сетевое издание Лучший Город / Best City (ЭЛ № ФС 77 - 79138), 18+
Выдан Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Учредитель — ООО «ВСС»
Главный редактор — Куранов Ю.Г.
Редакция: sales@best-city.ru, +7 (903) 798-68-89
